"Hey, können wir kürzere, ansprechendere Meetings haben?"
Ist die Frage, dass der CEO der Software Jim Szafranski erhält von praktisch allen seinen Kunden, von Start-ups bis hin zu Fortune-100-Unternehmen, denn der Punkt ist: Kunden suchen zunehmend nach fachmännischer Anleitung, wie sie Live-Meeting-Zeiten auf 15 Minuten oder weniger verkürzen können.
Kunden wollen derzeit nur drei Dinge: Kontakte erweitern zwischen Personal u Produktivität verbessern in diesen Sitzungen. Und sie wollen Burnout-Probleme reduzieren verursacht durch Zoom-Müdigkeit.
Prezi-Kunden sind nicht allein: etwa die Hälfte der Führungskräfte interviewt von Berater Korn Ferry Bereits 2019 behauptete er, dass zu viel Zeit bei Besprechungen sie von der Arbeit ablenke. Dann kam auch Covid. Was tust du jetzt?
Meetings von 15 Minuten sind genug und voraus
Szafranski schlägt vor, Teile des Meetings im Voraus zu einem für jeden Teilnehmer passenden Zeitpunkt zu organisieren, um den „Live“-Teil des Meetings effizienter zu gestalten. Nehmen Sie dazu einfach ein kurzes Video auf, um das Thema und die Entscheidungen, die während der Sitzung getroffen werden, zu verdeutlichen. „Das weckt die Aufmerksamkeit der Gäste“.
Das Versenden von Vorabinformationen per Video oder die Zusammenarbeit mit Online-Systemen wie Google Docs ist effektiv für eine „asymmetrische und helle“ Kommunikation das habe ich dir hier erzählt. Es funktioniert genau dann, wenn Mitarbeiter unterschiedliche Zeitzonen haben oder einfach nur ihren Arbeitstag anders gestalten wollen.
Ein anderes System besteht darin, "mentale Räume" ohne Meetings zu schaffen. Räume, die offensichtlich auch Zeiten werden: Szafranskis Unternehmen hat festgelegt, dass mittwochs keine Meetings stattfinden, um seinen 300 Mitarbeitern (in 13 Ländern) eine Verschnaufpause zu gönnen. Die Idee ist, ein paar Tage (Montag und Dienstag) „hart zu pushen“, dann in dieser Pause mentale Energie aufzubauen und Gedanken zur Wochenmitte zu sammeln, um diese Themen dann „live“ zu diskutieren.
Wie lange wird es dauern?
Ein bisschen. Kurze Zeit. Die oben genannten 15 Minuten sind ein ernstzunehmender Hinweis. Eine Microsoft-Studie Auf Brainwaves zeigte sich, dass Meetings mehr als 30 aufeinanderfolgende Minuten haben erhöhter Stress bei den Teilnehmern und das Unternehmen hat die Standardlänge von Outlook-Meetings im Jahr 2021 verkürzt.
Es funktioniert auch für diejenigen, die es bereits gewohnt sind
Das Softwareunternehmen Zapier arbeitet seit seiner Gründung im Jahr 2011 aus der Ferne. Mittlerweile beschäftigt es rund 500 Mitarbeiter in 38 Ländern. Einzelne Teams hielten kurze tägliche Meetings auf Zoom ab, die als „Standups“ bezeichnet wurden und in denen jede Person die Kollegen darüber informierte, was am letzten Tag erledigt wurde, was am nächsten Tag zu tun ist und ob es Probleme gibt.
2020 jedoch mit einem in seinem Blog posten, erklärte Zapier, wie seine Standups außer Kontrolle geraten waren und oft über Themen nachdachten, die nur für wenige Mitglieder relevant und für alle anderen nutzlos waren.
Aus diesem Grund hat das Unternehmen diese Art von Meetings eliminiert und durch … Text ersetzt. Textkommunikation, die von einem Bot mithilfe der Geekbot-Software in der Slack-Messaging-App abgewickelt wird. Der Bot bittet die Teammitglieder, über ihre Arbeit und etwaige Probleme zu berichten, was etwa eine Minute dauert.
Gegen einen Tsunami von Benachrichtigungen brauchen Sie Organisation ... und Emojis
Die Frage wird sich gestellt haben. Bedeutet das Verlassen auf Messaging-Apps, mit endlosen Benachrichtigungen umzugehen? Es ist nicht sicher. Um dies zu vermeiden, organisieren Sie Slack-Kanäle nach Themen und ermutigen Sie die Leute, Emojis für schnelle Reaktionen zu verwenden. Wenn der Thread zu lang und schwer lesbar wird (wenn und nur wenn), dann planen Sie Meetings.
Aber auch bei wiederkehrenden Meetings kann Automatisierung sinnvoll sein. Zapier verwendet es, um die Aufstellung von Themen zu erstellen, sie im Voraus zur Überprüfung an die Teilnehmer zu senden und dann Einladungen zu Besprechungen zu versenden. Eine weitere Möglichkeit, sich in den berühmten 15 Minuten der Konfrontation nur auf das Gespräch und die Ideen zu konzentrieren.
Wenn alles fehlt, können sich sogar persönliche Treffen verbessern
Robert Chmielewski, CEO der Immobilien-Start-up-Website ShareSpace, zieht persönliche Treffen schriftlichen Notizen vor. Eine Frage der Qualität statt der Effektivität: Menschen, sagt er, bringen Ideen und Talente besser zum Ausdruck, wenn sie sich gegenüberstehen. Gut. Sind wir also wieder beim Problem endloser Meetings? Keineswegs.
Chmielewskis Team verwendet einen dreistufigen Prozess um sicherzustellen, dass Besprechungen kurz und effizient sind. Erste Phase, definieren die Organisatoren einen klaren Zweck. Zweite Phase, erstellen Sie eine Agenda und formatieren Sie die Themen nicht nach Themen, sondern mit Fragen, die präziser sind und auf eine Antwort hinweisen. Dritte Stufeoffensichtlich bedingte Treffen. Aber aufgepasst, ergänzt Chmielewski: Die 15 Minuten seien nur ein Ergebnis, nicht das generelle Ziel.
